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管理

專案管理轉型困難的解方-發酵式管理學

從土法煉鋼到預測式、Scrum、Kanban…上了數萬起跳的各種專案管理方法拓展了管理思維,但得到更多的是難以推行的挫折,你精心為團隊設想的方法很好,但你需要加上「發酵式管理學」,讓你真的能推動轉變

方法好但沒成效

你是否常常經歷那種「從學會新方法的雀躍,心中暗自大喊這次一定會不同,到再次被懶隊友擊敗的失落」?

要真的推動改變就要先了解為何沒成效,主因是沒人要認真執行,常見狀況有二:

  • 方法強調可以讓團隊自動自發,但大家只想聽命行事
  • 方法強調可視化績效管理,但大家都在做假帳

這時一定有人大喊「問題一定是新方法不適合團隊吧!」,但主要問題絕對不是這個,我需要殘酷地說「推動的人不對,什麼方法都沒用」。

這就像乞丐熱情告訴你如何致富,你會信嗎?還是連聽都不想,那不管什麼方法都註定無效。

介質很重要

即使內容相似,但「我們容易接受朋友的話,但討厭聽父母的話」,這不是上幾堂「如何當個好父母」可以改變的,因為生活中本來就會有不滿與衝突,很難不先入為主的抗拒,且我們天生就是會討厭某些人,這個情況我相信大家也遇過。

但一樣的事情變成管理,為何大家就相信上幾堂課就能成為「人人敬愛的魅力領導人」?,其實不管上了什麼課,短期的改變都是很微小的,之所以會覺得很有效是因為職場上會演戲,但家人間就真實多了,有事敢直接反應(對罵),這就是差異。

記住工作上的衝突一定會存在,世界上也沒有人被所有人喜歡與信任,不要幻想一人就能推著團隊前進,你該學習的是「借力使力」。

團隊有人不相信你很正常,你要做的是「讓相信你的人去影響他的同伴」,這樣最終你才有辦法推行新方法與收到最重要的真實反饋,去將方法逐步調整為更適合團隊的模式。

太陽再大也會有陰影

「設法快速消滅所有壞東西(人員或文化)」通常是採用新方法的願景,也是最終失敗的主因,在現實環境下好壞是並存的,就像要殺死癌細胞也會有很多好細胞陪葬,最終讓團隊虛弱無力無法復原。

你必須接受團隊中一定有「不好的成分」存在,如同生活中一定會接觸到病菌,怎麼維持健康才該是我們該關心的!

發酵讓好菌勝出

生活中充滿好菌與壞菌,好菌讓我們健康,而壞菌讓我們生病甚至喪命,這些微生物隨時在複雜的環境下為生存做競爭,如同我們面對的艱難挑戰。

自然界中細菌通常是以「菌落(Colony)」方式存在的,單一的細菌很快會被消滅,這些菌落也如同人類一樣想拼命擴張領地(或者該說這是自然的法則,而非人類的原罪),在有你沒我的世界中衝突總是一觸即發。

不過在自然界中存在著讓人超乎想像的兩件事:

  • 弱勢的一方只是被抑制範圍並不會全部被消滅
  • 優勢的一方也可能會被自己創造的優勢殺死

人類透過特定的方法讓好菌勝出抑制壞菌,而善用這種古老的智慧,可以讓我們的管理更上層樓

轉型解方-發酵式管理

為了解決專案管理轉型的困難,我們需要從「發酵」這種古老智慧去學習怎麼在團隊(甚至是更複雜的跨團隊、跨組織)環境中,去推動好的轉變。

創造適合好轉的環境

即是是耐放的高麗菜在室溫下放著不管,過不了兩個禮拜就會長黴菌而必須丟棄。

但我們只要簡單的將「高麗菜切絲、加鹽、並適當放入罐中」,一樣兩個禮拜後他會轉變成可口的「德國泡菜」。

「發霉的高麗菜」與「可口的德國泡菜」,在新鮮時表面都有一樣的菌種生態,造成差異的點只在「如何創造環境,幫助上面原有好菌創造優勢打敗壞菌」。

壞菌通常在有鹽分、無氧與酸性環境下會被抑制,而好菌例如乳酸菌則是「兼性厭氧菌」,在無氧環境生長較好但有氧也能存活。

我們透過把「菜葉抹鹽,讓菜葉浸入蔬菜汁中(不夠多就加水與適量鹽)後封口」,就能創造出「較適合好菌的環境」,隨著時間推移這些「稍微優勢的乳酸菌,開始產生乳酸,進一步將環境改造成酸性環境」,此時已正式轉為壞菌難以生存的環境,留下來的也難以讓人生病。

必須適當的管控

當壞菌失勢後乳酸菌會大量成長,最終會產生過多乳酸進而讓自己也無法生存,因此我們必須定時監控,在想要的酸度下將其移入冰箱減緩發酵或進行殺菌,來避免成果失控,整個過程都遵照自然法則,不需過多的介入而能取得想要的成果,就這麼簡單。

而發酵的古老智慧也告訴我們,逃避或擱置不處理永遠只會更糟,讓組織或團隊變好其實也不需要魔法,重點就是環境,而在組織或團隊中我們叫他「文化」。

刻意培養「酵種小隊」

生活中好壞菌不斷在競爭,讓好菌佔些環境優勢就是我們該做的事,而增加好菌可以讓成果就更容易變好,因此在組織或團隊中我們要刻意培養「酵種小隊」。

酵種小隊是指這些人理解組織要轉變的方向,並願意協助我們執行的種子部隊,與傳統不同的點在於,我們必須了解到「酵種有時也會產生討厭但不有害的產物」,只要我們能抑制或在後面階段去除,那你該採用且不該頻繁與過早介入。

「傳統種子團隊」總是想由優秀少缺點的「Mr./Ms. Right」來組成,即使我們不介入也能只往好的發展,但現實我們都知道這種人非常少見,弱勢情況下將他們放在壞菌環境中再強也只有被消滅的份。

因此「酵種小隊」的重點在於「現階段他是否能讓文化變好,缺點若能在小隊內互相制衡則無所謂,重點在於能透過他來擴散效應,加速環境的轉變」。

大幅的轉變要分階段

當我們面對的問題很複雜或根本是歷史共業時,就很難一次性的轉變來達成目標,這就像我們要製作優良的產品,需要一些工序來達成。

以製作日本清酒為例,蒸好的米必須加上「米麴菌」來提供分解酵素,讓將澱粉轉化成小分子的糖類(此過程叫「糖化」),而這些糖類可以讓「酵母菌」用來產生酒精(此過程叫「發酵」),充分利用這兩種微生物的特性才能完成清酒。

有了先期的糖化後續由發酵接手,雖然最終米麴菌會先消滅,當酒精濃度到到16%左右,酵母菌也會死亡,有點殘酷但這些都是必要的過程,自然界本來就沒有永遠存活的情況,但人是會成長與改變的,不斷提升就能在不同階段發揮所長。

透過自然法則來轉型

當知道壞菌與好菌的習性後,去讓環境稍為偏向好菌,後面由好菌去發揮所長,複雜的問題需要多點計畫,規劃不同階段透過不同菌種去處理(合作或競爭都有可能),一切遵從自然法則就是這麼簡單。

或許這會花些時間,但只有透過這樣的方式才真能徹底地轉型,而非短暫而膚淺的改變,過不了多久又回到過去,無效才是最浪費時間與資源的。

希望這篇文章能透過了解發酵的古老智慧,為你帶來管理轉型上新的思維,用「發酵式管理學」讓你的管理方法能更深入組織或團隊,讓他們好好去執行這才能創造出豐碩成果。

未來我也將針對「發酵式管理學」做更多的說明分享,讓大家可以更容易地運用在工作上。

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